この記事の要点（1分）
元公務員のあじっちです。通勤手当は“最短距離”が原則でも、現場事情とズレが出やすい…今日は客観データ＋ひと言理由＋年1更新で、後から覆らない申請にするコツをサクッと共有します。
- 原則：自家用車通勤は規程上最短距離で算定されやすい（＝安全ルートより短ければ最短が優先）。
- リスク：監査で距離不適切とされると過去分返金（数万円〜数十万円）になることも。
- 対策：客観データで申請・変更・保存の3本柱。GPS記録＆書類の定期見直しで“後から覆らない”を作る。
先に結論：3つやればOK
- 距離の見える化：スマホのGPS記録（往路・復路を別記録→平均距離）をスクショ保存
- 書類の整備：申請用紙に地図＆距離根拠を添付、工事・一方通行など合理的理由を明記
- 更新のルール化：年1回＋ルート変更時に記録を更新、直近3年分は保管
※規程や運用は所属先で異なります。この記事は一般的な実務のコツであり、最終判断は所属の規程・担当窓口に従ってください。
手順（今日からできる3ステップ）
ステップ1｜距離を“客観データ”で確定する
- 往路・復路を別々にGPS計測（例：スマホ標準の「マップ/タイムライン系」やラン記録アプリ等）
- 渋滞を避ける実態ルートが規程の「最短」とズレる場合、2〜3日分計測してばらつきを抑える
- 平均距離＝申請距離として算出（小数は規程どおりに扱う）
保存物：走行ログのスクショ（日時入り）／距離一覧メモ（往路/復路/平均）
ステップ2｜申請書に“根拠”を添える
- 申請用紙に地図（ルート線）と距離のエビデンスを添付
- 一方通行・工事・通学路回避など、安全配慮で最短が使いにくい事情はひと言理由を書く
- 決裁者が後から見ても判断できる形に（担当者変更・監査対策）
ステップ3｜変更・監査に“強い”保管をする
- 年1回（4月や人事異動タイミング）＋ルート変更時に再計測して差替え
- 過去3年分はフォルダで保管（紙でもデータでもOK／フォルダ名に年度）
チェックリスト（コピペOK）
- 往路と復路を別記録で計測した
- 3回計測し平均をとった
- 地図（ルート線）を添付した
- 一方通行・工事など合理的理由を明記した
- 年1回の見直しをカレンダーに登録した
- 直近3年分の記録を保管した
テンプレ（そのまま使える文言）
申請書の備考
実走行に基づく距離算定のため、往路・復路を各3回計測し平均値で申請します。通学路・一方通行等の安全配慮により最短経路の一部が使用不可のため、添付地図の実態ルートを採用しています。（スクリーンショット添付）
変更申請（工事中など）
○月○日〜○月○日の道路工事に伴い、やむを得ず迂回ルートを使用しました。工事期間のみ添付の実測距離で申請いたします。終了後は従前ルートに復旧予定です。
改善提案（所属向け）
申請・確認・監査負荷の軽減のため、GPS走行ログ等の客観データを申請根拠として認める運用の整備をご検討いただけますでしょうか。標準様式（地図＋ログ＋平均距離）を設定すれば、後年の返還リスク低減に資する見込みです。
よくある質問（FAQ）
Q. 最短ルートは危険／通学路で使いにくい場合は？
A. 安全配慮の合理的理由を備考に明記し、実態ルートの証跡（ログ・写真・案内）を添えるのが現実的。最終は規程と判断者の裁量。
Q. 日によって距離が数百mズレます。
A. 複数回の平均＋同一ルートのスクショでぶれを最小化。小数処理は規程に従う（四捨五入・切上げ等）。
Q. 監査で過去分の返金と言われたら？
A. 感情ではなく根拠提出→期間・金額の確認→分割等の相談。次回からの運用（年1見直し・ログ保存）を明記してリスク低減を伝える。
まとめ（今日の1cm）
- 往路・復路を各2回計測して平均を取り、スクショ保存
- 申請書に地図＋理由を添える
- 年1回＋変更時に更新、3年分保管で“いつ監査でも怖くない”
内部リンク（導線）
- ▶ 固定費−2万円チェックリスト（無料DL）：家計の“揺れ幅”を減らす土台づくり
- ▶ お金と制度ハブ：通信費・保険・税の“申請ミスで損しない”基礎
- ▶ 心の断捨離ハブ：焦らず、続ける仕組みの作り方
コメント